Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung in der Praxis

Grundlagen der Entgeltabrechnung

• Lohnarten und Lohnartengruppen: laufende Bezüge, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Netto-Bezüge und Netto-Abzüge.
• Brutto-/Netto-Abrechnung: Aufbau und Zusammenspiel von steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen.
• Beschäftigungsarten: Minijobs, kurzfristige Beschäftigung, Trinkgelder und Bedienungsgelder.
• Lohnsteuer und Sozialversicherung: Einordnung der Lohnbestandteile und Auswirkungen auf die Abrechnung.

Typische Lohn- und Gehaltsbestandteile

• Lohn und Gehalt.
• Vermögenswirksame Leistungen.
• Urlaubsgeld.
• Steuerfreie und pauschal versteuerte Vergütungsbestandteile.
• Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit als kompakter Praxisblock.
• Arbeitgeberdarlehen und Vorschüsse als kurzer Einordnungspunkt.

Reisekosten, Auslagenersatz und Bewirtung

• Dienstreisen aus Sicht von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.
• Reisenebenkosten, Fahrtkosten und Auslagenersatz.
• Kosten der Verpflegung, Verpflegungsmehraufwand und Kürzungen.
• Bewirtungskosten auf Dienstreisen / Bewirtungskosten ohne Dienstreise.
• Vorsteuerabzug und Beleganforderungen bei Auslagenersatz.

Geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Verpflegung und Unterkunft

• Belegschaftsrabatte und Personalrabatte.
• Sachbezüge und Warengutscheine.
• Essenszuschüsse, Essensmarken und Kantinenmahlzeiten.
• Unterkunft und Verpflegung als Sachbezug.
• Werkswohnung, Wohnung und Unterkunft: Abgrenzung und Behandlung als geldwerter Vorteil.
• Kindergartenzuschuss, Erholungsbeihilfe und weitere steuerfreie Bausteine.

Mobilität und Dienstfahrzeuge

• Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte.
• Jobticket und BahnCard.
• Firmenwagen, Elektro-/Hybridfahrzeuge und Eigenanteile.
• Job-Bike / Dienstrad mit On-top-Überlassung und Entgeltumwandlung.

Entgeltabrechnung, Lohnjournal und Buchungsliste

• Praktische Umsetzung im Entgeltabrechnungsprogramm: jede im Seminar behandelte Lohnart mit ihren Auswirkungen in Entgeltabrechnung, Lohnjournal, Buchungsliste und Finanzbuchhaltung nachvollziehen.
• Entgeltabrechnung lesen: Brutto, Steuer, Sozialversicherung, Netto-Bezüge, Netto-Abzüge und Auszahlungsbetrag.
• Lohnjournal verstehen: Einzelabrechnung, Monatssummen und Kontrollsummen.
• Buchungsliste verstehen: Buchungsbeleg, Kontierung der Lohnarten und Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
• Personalkonten in SKR 03 und SKR 04.
• Anforderungen der E-Bilanz an die korrekte Kontierung.
• Buchungsliste für einzelne Mitarbeitende und für alle Mitarbeitenden in Summe.
• Übergabe und Verbuchung der Lohndaten in der Finanzbuchhaltung: Zeitpunkt, Buchungstexte, Schnittstelle und typische Fehlerquellen.

Abstimmung zwischen Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung

• Lohnkonten mit der Finanzbuchhaltung abstimmen.
• Verrechnungskonto Lohn und Gehalt.
• Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt.
• Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
• Verbindlichkeiten soziale Sicherheit.
• Einbehalte von Arbeitnehmenden, Vermögensbildung, bAV, Pfändungen und sonstige Nettoabzüge.
• Umlage U1/U2: Erstattungen und Zuordnung.
• Vorfälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge und Restbeitragsschuld.
• Kontenklärung, Differenzsuche und Best-Practice-Monatsroutine.

Zusatzinformationen und Nachschlageblöcke

• AAG-Erstattungen U1/U2.
• Betriebsveranstaltungen und Dienstjubiläum.
• Kundenveranstaltungen mit Arbeitnehmerbezug.
• BG-Pflicht einzelner Lohnarten und Meldelogik zur Berufsgenossenschaft.
• Künstlersozialabgabe als kurzer Hinweis im Entgeltbereich.
• GoBD und DSGVO nur, soweit sie Dokumentation und Aufbewahrung der Entgeltunterlagen betreffen.

Anlagen, Checklisten und Transfer

• SFN-Zuschläge kompakt; vertiefte Erläuterung in den Anlagen.
• Pfändung eines Arbeitnehmers in der Entgeltabrechnung.
• Kündigung / Austritt eines Arbeitnehmenden als abrechnungs- und buchungsbezogener Praxisfall.
• Personal- und Pensionsrückstellungen als Zusatz- und Nachschlagebereich.
• Checklisten, Arbeitsabläufe und Mini-Fälle zur Nacharbeit.
• Transferfragen für Lohn, Personal, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen.